Noderīgi padomi izmantošanai “Teams” vidē
Ir pienākusi vasara un visjaukākais atpūtas laiks! Saistībā ar koronavīrusa izplatību jau esam guvuši lielu pieredzi strādāšanai no mājām, arī vasarā, ko tur slēpt, rodas vēlēšanās doties prom no biroja kaut kur ārpus pilsētas. Vienalga, vai atpūšamies, vai arī strādājam laukos pie vecmāmiņas, vasarnīcā vai ar ģimeni Sāmsalā, vēlamies apvienot patīkamo ar lietderīgo. Aplūkosim, kuri atjauninājumi un padomi varētu mums vasarā lieti noderēt, strādājot ar “Microsoft Teams”.
Atvaļinājuma iesniegums “Teams” vidē
“Microsoft Teams” ļauj izmantot dažādus risinājumus, savienojot “Microsoft” ar savu aplikāciju vai trešās puses lietojumprogrammu. Ar “Microsoft” piedāvāto Power Apps palīdzību ir iespējams vienkāršot dažādas darbplūsmas. “Primend” TABLOO intranetā kā papildu iespēju ir izveidojis aplikāciju, kas ļauj ērti saplānot atvaļinājumus un nodrošina apstiprināšanas darbplūsmas, šim nolūkam izmantojot Microsoft 365 un Power Apps pakalpojumus. Šajā aplikācijā atveras atsevišķs logs darbiniekam un vadītājam, kurā ir redzams, cik atvaļinājuma dienu ir atlicis, kad kurš atpūšas, ir iespējams izvēlēties atvaļinājuma veidu un aizpildīt atvaļinājuma iesniegumu, neizejot no “Teams” lietojumprogrammas. Par TABLOO atvaļinājumu aplikāciju ir iespējams vairāk izlasīt vienā no mūsu iepriekšējiem bloga ierakstiem.
Out Of Office paziņojuma iestatīšana
Uzklikšķinot uz savas profila bildes “Teams” loga augšējā labajā stūrī, var izvēlēties komandu Set Status message, kur var ievadīt precizējošu paziņojumu, piemēram, par to, ka atrodies atvaļinājumā. Turpat ir iespējams arī citiem pavēstīt, kas tevi atvaļinājuma laikā aizstāj, aizvietotāja vārda priekšā izmantojot simbolu @.
Ja kāds vēlas tev nosūtīt ziņojumu noteiktajā laika periodā, tad viņam automātiski tiek uzrādīts paziņojums par atvaļinājumu un aizvietotāju.
Tajā pašā logā, uzklikšķinot uz saites Schedule out of office, var iestatīt “Outlook” automātisko atvaļinājuma atbildi gan uz iekšējām, gan ārējām vēstulēm. Ja out of office paziņojums netiek iestatīts, tad kolēģis var nebūt apmierināts, ka uz viņa ziņām un vēstulēm netiek sniegta pietiekami ātra atbilde.
Video zvana fona nomaiņa
Pirms video zvana vai sapulces pie Background settings var iestatīt fonu, izvēloties vai nu kādu no Microsoft bildēm, vai arī sevis paša uzņemtu foto.
Zvana laikā to ir iespējams izdarīt, uzspiežot uz trīs punktiņiem augšējā labajā stūrī un izvēloties Apply background effects. Ja esi bijis atjautīgs un esi nobildējis sava biroja krēslu, tad, nomainot fonu, ir iespējams citiem atstāt iespaidu, it kā tu strādā pie biroja galda, kad patiesībā atrodies, piemēram, vasarnīcā.
Izdevumu atskaites aizpildīšana “Teams” vidē
Līdzīgi kā atvaļinājumu iesniegumu gadījumā, “Teams” vidē ar PowerApps palīdzību ir iespējams pievienot arī izdevumu atskaites aplikāciju. Izdevumu atskaites iesniegšanai elektroniskā veidā ir vairākas priekšrocības, sākot ar ērtu ievadīšanu un beidzot ar ātrāku izskatīšanu. Šādā gadījumā vairs nav nepieciešams aizpildīt izdevumu atskaiti Excel tabulā, saglabāt to datorā un nosūtīt atbilstošajai personai pa e-pastu. Arī apstiprināšana, pateicoties automātiskajām darbplūsmām, prasa daudz mazāk laika. Par digitālo izdevumu atskaiti var izlasīt vairāk vienā no mūsu agrākiem bloga ierakstiem.
Gaidāmo sapulču iestatījumu aplūkošana
Ja, plānojot sapulci, ir jau zināms, ka atradīsies vietā, kurā nav īpaši labs interneta pārklājums, tad ir lietderīgi iestatījumos izslēgt kameru, lai uzlabotu zvana vai sapulces kvalitāti, jo tieši video prasa visvairāk interneta ietilpības. Kad sapulce ir izveidot un izsūtīta, tad, uzklikšķinot “Teams” vidē uz sapulces, ir iespējams izvēlēties Edit un veikt sev vēlamos iestatījumus.
Uzklikšķinot uz Meeting Options, var kameras lietošanu vai nu atļaut vai aizliegt. Tajā pašā logā ir iespējams veikt arī citus iestatījumus.
Jaunumi saistībā ar “Teams” sapulcēm un zvaniem
Ja tev kāds zvana ar “Teams” starpniecību atvaļinājuma laikā, tad zvanu ir iespējams pāradresēt, spiežot uz augšējā malā esošajiem trīs punktiņiem. Uzklikšķinot uz Consult then transfer, atveras logs, kurā ir iespējams izvēlēties tā cilvēka kontaktus, kuram ir vēlēšanās zvanu pāradresēt. Šajā logā ir arī iespējams privāti apmainīties ar ziņojumiem un veikt zvana ievadu. Šādā veidā ir iespējams zvanus ērti pāradresēt un pašam turpināt izbaudīt atvaļinājumu.
Zvana vai sapulces laikā ir iespējams paust savas emocijas vai pacelt roku, ja ir vēlēšanās kaut ko teikt. Rokas pacelšanas iespēju ir lietderīgi izmantot lielāku sapulču gadījumā, lai sapulces vadītājs varētu redzēt, kurš vēlas izteikties, un lai būtu iespējams šim nolūkam pieklājīgi piešķirt laiku. Savas emocijas ir iespējams paust ar vienu klikšķi, bet pacelt roku, spiežot uz Rise hand ikonas. Vēlreiz uzklikšķinot uz tās pašas ikonas, roka tiek nolaista.
Trīs punktiņu izvēlnē ir iespējams izvēlēties Large gallery skatījumu, lai vienā ekrānā vienlaicīgi būtu redzamas visu dalībnieku kameras bildes. Šobrīd vienlaicīgi vienā ekrānā ir iespējams redzēt līdz 49 dalībniekus.
Turpat, trīs punktiņu izvēlnē, var izvēlēties Turn off incoming video, ja atrodies vietā ar sliktu interneta pārklājumu un ir nepieciešams optimizēt interneta ietilpību un gūt maksimālu pārskatu par to, kas tiek runāts sapulcē. Šī izvēle ir pieejama gan telefonā, gan arī datorā.
Meeting Chat logā ir iespējams izveidot aptauju, apakšējā labajā stūrī zem trīs punktiņiem izvēloties Messaging extensions un pēc tam - Forms aplikāciju.
Visu atbilžu kopsavilkums ir redzams tērzēšanas logā.
Arī sapulču saglabāšanas izvēle ir atrodama izvēlnē, kuru var atvērt, klikšķinot uz augšējā malā esošajiem trīs punktiņiem. Uzspiežot uz Start recording, visa saruna tiek saglabāta un par saglabāšanu tiek informēti arī visi dalībnieki. Šādā gadījumā, piemēram, vasarā un atvaļinājumu laikā, kad nav iespējams piedalīties sapulcē noteiktajā laikā, vēlāk ir iespējams noskatīties ierakstu. Pie notikušās sapulces tiek izveidota grupas tērzēšana, kur var atrast sapulcē kopīgotos failus, aptaujas un ierakstu.
Ja sapulces notiek, piemēram, angļu valodā, tad ir iespējams uzreiz izveidot memo tekstu, izmantojot komandu Start Transcript, kura arī ir atrodama augšā zem trīs punktiņiem., kas Šī komanda pārvērš runāto tekstā, taču ar latviešu valodu to diemžēl vēl nevar izmantot.
Microsoft Teams popularitāte aug mistiskā ātrumā, tādā pašā tempā Microsoft attīsta arī savas lietotnes.
Par līdzīgām tēmām runāsim vebinārā "10 Teams padomi bezrūpīgākai vasarai".